Как сделать рабочие собрания продуктивными

28 сентября 2018 Современные и практики Работу компании сложно представить без собраний и совещаний.

Считается, что такой вид взаимодействия позволяет:

1. формировать развивающую среду в коллективе
2. оперативно решать текущие задачи проекта
3. мотивировать персонал на достижение результатов
4. предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию

Однако насколько это утверждение соответствует действительности? Согласно данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% — занимаются другой работой.

И значит, время тратится впустую.Низкая вовлеченность персонала в работу во время собраний – не повод отказаться от них полностью, но повод – пересмотреть подход к организации и проведению. Начать стоит с определения целей. Чаще всего собрания проводят для информирования персонала, оперативного обсуждения текущих вопросов или совместного поиска решений рабочих задач.

Решите, необходимо ли приглашать персонал на совещание, задав один вопрос: смогут сотрудники выполнить возложенные на них задачи без собрания?

Если ответ положительный, смело заменяйте собрание другим видом коммуникаций. Важную для сотрудников информацию или отчет по проекту эффективней опубликовать на корпоративном портале. А для обсуждения вопросов, не требующих немедленного решения, удобно организовать чат в реальном времени.

Тогда сотрудники смогут участвовать в беседе без отрыва от работы.Что делать, если без собрания не обойтись? Проведите простое продуктивное собрание. Оно заканчивается всегда по графику или чуть раньше, а участники успевают решить все заявленные вопросы.

1. Опубликуйте повестку и документы для ознакомления. Так все участники заранее узнают, какие вопросы будут рассматриваться и каких результатов от них ожидают.
2. Дополните доклады красочными презентациями, ведь человеческий мозг запоминает визуальную информацию намного лучше, чем звуковую.
3. Предоставьте возможность высказаться всем заинтересованным сторонам, уделяйте внимание чужим аргументам, чтобы повысить ответственность и мотивацию сотрудников. Но не позволяйте выступающим уходить в сторону от обозначенной темы.
4. Ограничьте время докладов. Слишком длинный монолог утомляет слушателя. А вот короткое выступление позволяет четко и ясно донести всю информацию
5. Составьте четкий план. Вам он поможет строго следовать заявленной теме и контролировать дискуссию. А сотрудники покинут совещание с ясными инструкциями для выполнения своих задач
6. Фиксируйте решения, ведите записи и после собрания опубликуйте протокол, чтобы закрепить результат.
7. Предварительно обсудите мелкие вопросы, а на собрании сосредоточьтесь на главной теме. Это позволит сократить длительность совещания, повысить его плодотворность. Сотрудники же, увидев, что время потрачено не напрасно, охотнее примут участие в следующем собрании.

Подготовка и организация простого продуктивного собрания выглядит не так уж просто.

Вот одна из причин, по которой традиционную форму совещаний «лицом к лицу» все чаще заменяют онлайн-собраниями. Качественные решения для трансляции содержат инструменты, способные значительно упростить подготовку: чат для предварительного обсуждения, возможность пригласить участников одним кликом, подключение удаленных коллег, автоматические напоминания, демонстрация презентаций, запись и ее рассылка.Но вместе с возможностями онлайн-собрания накладывают на организатора дополнительную ответственность.

Вот ряд аспектов, которым нужно уделить внимание при подготовке:

1. Визуализация и данные. Возможность демонстрировать презентацию, делиться документами или изображением своего экрана — обязательное условие совещаний онлайн.
2. Документирование. Чтобы сотрудники могли в любое время освежить в памяти ту или иную часть совещания, полезно полностью записать всю беседу и сделать запись доступной для участников.
3. Надежность и совместимость. Проблемы с подключением не должны повлиять на время начала или ход собрания. Следует выбрать решение, которым смогут воспользоваться все участники вне зависимости от устройства и установленного на нем ПО.
4. Конфиденциальность. Поскольку во время онлайн-собрания сотрудники обсуждают важные рабочие вопросы, делятся документацией и прочими материалами, очень важно предотвратить утечку или несанкционированный доступ к такой информации.

Давайте рассмотрим несколько сценариев использования онлайн-инструментов для проведения совещаний на примере .В рамках проекта необходимо регулярно обмениваться результатами работы и решать текущие проблемы.Менеджер проекта заранее планирует собрание в Teams, указывая тему, время начала и окончания и дополнительные подробности. Затем добавляет участников, которые автоматически получат приглашения. Microsoft Teams показывает список «временных окон», когда свободны все приглашенные, чтобы организатору было проще подобрать удобное для всех время.

Сотрудники могут подтвердить участие или отклонить приглашение. Есть возможность пересогласовать время.

Собрание в определенном канале доступно всем членам команды. Публикация о нем появляется в ленте.

Именно там можно делиться файлами, обсуждать повестку и задавать вопросы организатору до, во время и после собрания.Клиенты или партнеры могут получить доступ к собранию по специальной ссылке, и присоединиться к беседе через любой популярный браузер.

Мобильные сотрудники подключаются к трансляции с помощью смартфона или планшета.Во время собрания каждый выступающий имеет возможность продемонстрировать документы, презентации, отчеты или свой рабочий стол.

Для вопросов и замечаний, возникающих во время выступления, предусмотрен чат.

Решения собрания фиксируются в режиме реального времени в заметках.После завершения собрания его протокол в виде Web-документа и запись автоматически публикуются в общей группе и доступны всем участникам канала.Бывают ситуации, когда во время письменного общения возникает необходимость быстро решить вопрос. Microsoft Teams позволяет за пару кликов перейти от письменного обсуждения в ленте к видеозвонку и обсудить проблему с участниками беседы лицом к лицу.Индикатор статуса пользователя показывает доступен ли он в текущий момент для общения.

В режиме оперативного совещания участники беседы могут использовать все функции собрания Microsoft Teams, включая чат, заметки, запись и демонстрацию файлов.

Интерактивные панели в переговорной прекрасно подходят для проведения современных совещаний.

1. К совещанию подключаются и принимают полноценное участие в обсуждении удаленные сотрудники, партнеры и контрагенты.
2. При использовании широкополосного микрофона собрание может быть записано и опубликовано вместе с материалами.
3. Участники во время доклада могут задавать вопросы или вносить замечания, используя смартфоны.
4. Выступающему, помимо демонстрации презентации, доступна возможность делать пометки на слайдах или рисовать в режиме «белой доски» для улучшения восприятия информации слушателями.

Имеются вспомогательные инструменты, улучшающие взаимодействие и повышающие вовлеченность участников в обсуждение:

1. майнд-карты, рисование в OneNote для мозгового штурма
2. предоставление гостевого доступа партнерам и клиентам
3. транскрибирование и перевод в реальном времени для участников команды, говорящих на другом языке

Определите, нужно ли проводить совещание или можно решить вопрос в группе. Если же без собрания не обойтись, составьте четкий план, говорите строго по делу и используйте функционал для продуктивного обсуждения:

1. фиксация решений
2. планирование
3. публикация записи
4. демонстрация презентаций и отчетов
5. предобсуждение в ленте
6. проведение совещания онлайн
7. предварительная публикация повестки и документов
8. публикация протокола

Грамотно организованное собрание способно улучшить результаты бизнеса.